Pracovné stretnutia sú hrozné. Tu je návod, ako si ich lepšie.

Keď sa pokúšame pochopiť, prečo sa stretnutia stretávajú tak tvrdo, môže to pomôcť využiť analógiu nášho rýchlo sa vyčerpávajúceho rybolovu. Rybár nemá v skutočnosti žiadnu motiváciu zastaviť rybolov a krajiny sa nemôžu celkom zhodnúť na tom, kto by mal byť zodpovedný za to, ktoré ryby patria do ich právomoci. A tak nikto nerobí nič na zlepšenie situácie, s najväčšou pravdepodobnosťou okradne budúce generácie o šancu na to, aby sa zobrali na korenené tuniakové rolky a grilované mečiare, ktoré sme si užili v takom veľkom množstve.

Kultúra obklopujúca pracovné stretnutia trpí podobným problémom. Zatiaľ čo väčšina stretnutí má de-facto lídra, niekoho, kto vedie show, nikdy nie je úlohou tejto osoby „zistiť, ako viesť dobré stretnutia“. Ľudia tiež akceptovali súčasný stav vecí ako nevyhnutný: Vieme, že stretnutia sa cúvajú, oni ' vždy som nasala, tak prečo strácať čas snahou o ich zlepšenie? V dôsledku toho pokračovali v napĺňaní našich plánov v určitej tragédii na pracovisku.

„Je to brané ako samozrejmé prostredie,“ hovorí Joseph Allen, profesor priemyselnej a organizačnej psychológie na University of Nebraska v Omahe. Inverzné. „Vieme, že ich musíme mať, ale za nimi neskladáme veľa energie. A ak sa všetci na stretnutí nevynasnažia, aby sa to zlepšilo, potom sa to nezmení … a je to zvláštne, keď sa ich niekto snaží zlepšiť. “

Keďže naša schopnosť komunikovať medzi sebou sa v priebehu rokov zlepšila, ironickým zvratom, množstvo času, ktorý strávime na stretnutiach, sa skutočne zväčšilo. Zamestnanci teraz trávia v priemere 23 hodín týždenne na stretnutiach, od menej ako 10 v šesťdesiatych rokoch. Sedemdesiatjeden percent vedúcich manažérov prieskumu v nedávnej štúdii citovanej Harvard Business Review konštatovali, že stretnutia sú neefektívne a neproduktívne. Takmer toľko spomínaných stretnutí ich tiež bránilo v tom, aby urobili svoju prácu. Allen, ktorý spolu s niektorými kolegami z Clemson University nedávno dokončili komplexný prehľad takmer 200 výskumných článkov o stretnutiach, hovorí, že je to príliš veľa hodín. Ich zistenia boli nedávno publikované v časopise Súčasné smery v psychologickej vede.

Skutočnosť, že stretnutia sú často nepríjemné alebo zbytočné, neznamená, že sú nevýznamné.

„Musíme dostať ľudí s rôznymi informáciami o tomto probléme, aby sa spojili a našli inovatívne a kreatívne riešenie,“ hovorí Allen obrátený, „Stretnutia nám umožňujú spolupracovať, pomáhať nám získavať zdroje, ktoré potrebujeme pre projekt, prijímať rozhodnutia. Sú naozaj, naozaj dôležité. Musíme však byť veľmi opatrní pri nadmernom používaní. “

Ďalším problémom pri stretnutiach je, že napriek tomu, že sú skutočne frustrujúce a nevyhnutné, v skutočnosti nie sú všetci takí dobre študovaní. Pre jeho preskúmanie na túto tému, Allen a jeho tím skúmal každý od roku 2006, čo je o niečo menej ako 200. To sa môže zdať ako veľa, ale keď si myslíte, že na tému vodcovstva bolo uverejnených viac ako 1 000 príspevkov od roku 2006, minulý rok a začnete si uvedomovať, že v skutočnosti nevieme naozaj veľa o tom, ako viesť dobré stretnutie, ako by sme pravdepodobne mali.

Našťastie 200 alebo viac štúdií, ktoré Allen a jeho tím skúmali urobil ponúknuť niekoľko usmernení o tom, ako môžeme urobiť stretnutia o niečo lepšie.

Prijať pozvanie na zdvorilosť

Allen hovorí, že štúdie naznačujú, že by sme mali viac využívať zdvorilostné pozvanie. Jedným z najväčších problémov pri stretnutiach je skutočne dobrý úmysel; máme tendenciu pozvať príliš veľa ľudí, ktorí tam nemusia byť. Netrpezliví, znudení účastníci sa stretávajú s jedom, ale zároveň nechcete vylúčiť niekoho, kto by mohol mať viac nulových alebo prekvapujúcich dôvodov, prečo by chcel byť v miestnosti. Ak chcete tento problém vyriešiť, Allen navrhuje, aby ste prijali zdvorilostné pozvanie: pozvánku, kde veľmi výslovne priznávate, že ich pozývate len ako zdvorilosť a že ju pravdepodobne môžu preskočiť. Ľudia radi preskakujú stretnutia.

Zabite správu o stave

Je tu celý žáner stretnutí, ktorý je neuveriteľne bežný a neslúži svojmu účelu, Allen hovorí: „Okrúhly robin“, „tu je to, čo všetci majú, až do“ správy o stave, kde ľudia chodia v kruhu a vysvetľujú, čo sú hore pokroku v danom projekte. Tento druh informácií by sa mal zdieľať elektronicky a zvolať všetkých na verbalizáciu je stratou času. Ako Allen stručne povedal: „Ak nie je viazaný na projekt, toto stretnutie nepotrebujeme.“

Quash Sťažnosti, ale nie vtipy

Akonáhle sa stretnutie uskutoční, Allenove zistenia naznačujú, že je skutočne dôležité vytvoriť priestor pre humor. Smiech pomáha kresliť ľudí do rozhovoru, ktorý podporuje účasť (čo je koniec koncov to, čo je na prvom mieste celé stretnutie.) Na druhej strane Allen hovorí, že je dosť veľké nebezpečenstvo pre sťažovanie, ktoré sa môže zdať pekné neškodný (“Vedeli ste vidieť dnešnej dobe? “), ale môže podporiť pocity odlúčenia a beznádeje.

Nenechajte sa neskoro

Zatiaľ čo stretnutia, na ktorých nikto nehovorí, alebo kde jedna osoba ovláda konverzáciu, sú zjavne problematické, Allen hovorí, že výskum ukazuje, že zďaleka najzákladnejším problémom pri stretnutiach je oneskorenie. Zatiaľ čo "byť na čas" sa zdá byť celkom zrejmý protokol, rozsah ku ktorej jedna osoba, ktorá je na schôdzi len šesť minút, môže vykoľajiť celú vec, je v skutočnosti dosť šokujúca. Jedna zo štúdií, ktorú Allen a jeho tím skúmali, sa napríklad snažila nájsť rozdiely v kultúrnych postojoch, ktoré obklopujú latenciu v Číne, Čile, Taliansku, USA, Nemecku a Holandsku. To všetko sú celkom odlišné kultúry na pracovisku, s rozdielnymi hodnotami práce, a tak Allenov tím očakáva, že nájde kultúrne rozdiely, pokiaľ ide o dôležitosť presnosti. Vôbec nie.

„Tam je nejaká dramatická konzistencia v frustrácii, že sa objavujú neskoro na stretnutiach,“ hovorí Allen. „Mysleli by ste si, že kultúra krajiny, ich domovský život, kto sú ako človek, ovplyvní ich hodnotenie skúseností zo stretnutia, ale zistili sme, že spolu s globalizáciou hospodárstva existuje globalizácia tohto druhu. prostredie kancelárskych priestorov. “

V týchto rozdelených, polarizovaných časoch, jedna z mála vecí, ktoré sme my všetko majú spoločné, že chceme, aby ľudia rešpektovali náš čas. A keď prídete neskoro, ľudia tam nesedia a dusia sa tam, kde majú radšej; tiež kultivujú zlé pocity nielen z tohto stretnutia, ale aj z toho všetkých stretnutiach ktoré prichádzajú v budúcnosti. Inými slovami, keď ste neskoro na stretnutí, nie ste len zničením stretnutia pre ľudí, ale v prvom rade pomáhate zničiť ich samotnú koncepciu stretnutí. Čo mi pripomína, mal by som pravdepodobne ísť.

Toto bola upravená verzia nášho stratégia newsletter, týždenný prehľad o najvhodnejších finančných, kariérnych a životných radoch, ktoré budete potrebovať na to, aby ste žili svoj najlepší život. Som James Dennin, editor inovácií na obrátený, Ak máte otázky týkajúce sa peňazí alebo kariéry, mali by ste vidieť odpoveď tu, napíšte mi na adresu [email protected] - a odovzdajte Stratégiu s týmto odkazom!